La generación, sistematización y divulgación de la información es una condición imprescindible para ejercer un buen gobierno local, con transparencia y abierto a la participación de la población. A mayor grado de entrega de información útil, veraz y oportuna, es de esperar un mayor interés y confianza de la comunidad hacia el manejo de la gestión del Concejo.
Cuando un gobierno restringe y oculta la información sobre sus actividades, se estará alejando y creando desconfianza de los ciudadanos hacia su gestión, y no se desea sembrar una percepción de corrupción en la población.
Los sistemas de información deben comenzar por la calidad, claridad y veracidad de los datos con que cuenta la municipalidad; por ello es importante que al procesarse, este sea confiable. El sistema de información interno es el conjunto de procedimientos que el Concejo necesita disponer para lograr un funcionamiento eficiente que le permita cumplir con las metas y objetivos por parte de las Unidades Organizativas, y así lograr la visión y misión.
Cada Unidad Organizativa deberá contar con los procedimientos administrativos y financieros propios para lograr claridad y exactitud en la información que se procesa.
La definición de procesos, líneas de mando y funciones establecidas, disminuyen la Discrecionalidad arbitraria la cual es definida como el ejercicio de una función pública en forma libre, con escasa, nula o defectuosa reglamentación y control por parte de autoridades o entes contralores. La discrecionalidad en si no debe ser entendida como un factor negativo en la gestión; ya que un funcionario público que desempeña un rol de Jefatura, necesita disponer de cierto grado de discrecionalidad dentro de márgenes establecidos en normas legales y en procedimientos administrativos.
La municipalidad deberá contar con una Estructura Organizativa eficiente, con la definición de líneas de mando claras y el establecimiento de funciones y perfiles para cada unidad organizativa.
La discrecionalidad se vuelve peligrosa cuando el funcionario ejerce su autoridad en forma arbitraria, sin normas y sin controles, y esta situación estimula el desarrollo de diferentes prácticas no adecuadas dentro de la administración pública municipal.
Cada unidad deberá contar con un plan de trabajo establecido con base a los objetivos de la unidad.
Se debe buscar el equilibrio entre la suficiente autonomía que debe tener un funcionario publico para desplegar su creatividad, eficiencia y eficacia en su cargo, con la necesaria reglamentación que asegure la transparencia en su actuar, el control y la rendición de cuenta que todo funcionario público le debe a la sociedad. Esto implica claridad y delimitación institucional en las competencias, procedimientos, normas y criterios en la toma de decisiones y en el desempeño de la función.
El concejo deberá facilitar la evaluación de los funcionarios por parte de los ciudadanos y usuarios de los servicios municipales, mediante la instalación de un Buzón de sugerencias para incentivar a la auto evaluación del accionar de cada empleado o funcionario.
Teniendo internamente una información oportuna y confiable, el Concejo puede establecer un procedimiento para que la población interesada, pueda acceder a la información que no cuente con restricciones de Ley. El sistema de información externo es aquel que interesa en forma directa al ciudadano para mejorar su calidad vida e influye en su relación con el Concejo y sus funcionarios. Abarca todo lo referente a la inversión en infraestructura social y de desarrollo económico y los servicios públicos y jurídicos.
El concejo Municipal deberá realizar, por medio de afiches ubicados en diferentes lugares del municipio, una explicación a la población sobre los diferentes servicios públicos y jurídicos que presta, con el objetivo que la población los conozca y sepa contar con ellos al momento que los necesite.
Periódicamente la municipalidad deberá elaborar trípticos o afiches con la información de Inversión en desarrollo social, económico, fortalecimiento y mitigación, desarrollado en el periodo no informado.
Todos los años el Concejo deberá Publicar en el Periódico Mural de la Municipalidad un resumen del Presupuesto Institucional y detalle de la inversión a realizar.
El sistema de información al ciudadano es una parte clave que el Concejo debe impulsar, porque ello es determinante para que exista una buena relación con la comunidad basada en la confianza.
La Información a la cual podrá tener acceso la población será la siguiente: Ordenanzas municipales, Reglamentos, Presupuesto Municipal, Planes municipales, Valúo de bienes a adquirir o vender, Fotografías, grabaciones y filmes de actos públicos, Actas del Concejo Municipal, Informes finales de auditoría. En el caso de los acuerdos municipales, tendrán acceso a la información contenida en ellos, aquellos ciudadanos que directamente resulten afectados por los mismos.
El concejo debe responder por la administración del Gobierno Municipal, realizando una explicación de los logros y dificultades mediante una Rendición de cuentas realizada en los primeros 2 meses después de finalizado un ano de Gestión.
El Concejo Municipal podrá auxiliarse para el impuso de la Política de Transparencia y Participación ciudadana, con el uso de la tecnología mediante la creación de la Pagina en Internet de la municipalidad.